Festen

Ved store selskaper bør vertskapet i minst mulig grad være involvert i selve gjennomføringen, men kunne glede seg over og med gjestene. Derfor må hver del av ansvaret for gjennomføringen av overlates til andre.

Alle som vil invitere til en fest har noen ideer om hvordan festen skal bli. Disse ideene må visualiseres så tidlig som mulig. Med det mener jeg at vertskapets drøm for dagen/kvelden må skrives ned. Drømmen bør også drøftes med andre for å være helt sikker på at alle deler av arrangementet er tatt med. Da blir det enklere å lage en fremdriftsplan og en kjøreplan.


De fleste selskap følger noen vanlige spor:

Viktige spørsmål kan være:

• Hvordan skal det være på feststedet når gjestene kommer?
• Hvem skal ta imot?
• Trengs det parkering/parkeringsvakter?
• Hva med garderobe for ytterklær?
• Er toalettene godt merket og rene?
• Har gjestene reist langt og er sultne? Hvor lenge er det til hovedmåltidet?

Jeg synes at flagg gir feststemning. Så vi heiser flagget så ofte vi kan, og iallefall når vi får gjester.

I et bryllup der gjestene først møter i kirken og det tar litt tid før brudeparet kommer til festlokalet bør det  serveres noe godt å drikke og litt å spise. 


Vi valgte å servere alkoholfritt til fingermaten da gjestene kom. Musserende vin ble servert da brudeparet kom etter fotografering.

I en annen feiring der hovedretten er grillbuffet så kan forretten gjerne serveres på denne måten.

Vertskapet bør sikre at gjestene får hilst på hverandre og kanskje bli litt kjent. Vi har flere ganger lagt opp til en slags "styrt" mingling gjennom for eksempel et rebusløp, eller tips-promenad som i bryllupet. 10 spørsmål om brudeparet var hengt opp rundt om i hagen og gjestene dannet grupper eller lag som de ønsket. Ansvaret for denne delen var det toastmasterne som hadde fått. Og det var utrolig deilig å overlate ansvaret for det som skulle skje til toastmasterne allerede fra gjestene kom inn på tunet. 

Tenk også på hvordan dere skal gå til bords. Ved et par anledninger har vi gått polonaise på tunet og avsluttet med å gå opp låvebrua og inn til bordet, eller direkte til grillbuffeten under låvebrua. Ved sommerens bryllup hadde vi trommeslager som ledet an toget til bords. 

• Ja, hvordan skal bordet være pyntet?
• Hvem skal sitte sammen?
• Skal det være taler, sanger eller annen underholdning?

Som nevnt tidligere bør man tenke nøye gjennom hvem som skal sitte sammen. Ofte er det mange som ikke kjenner hverandre.

Brudeparet i 2012 hadde laget en kort og litt humoristisk presentasjon av alle gjestene. Den lå i sangheftet. Da er det enklere å få samtalene i gang rundt bordet.

• Hva bør vertskapet planlegge selv?
• Hvordan kan man sikre seg at innslag ikke blir pinlige?
• Hvem ordner mikrofon slik at alle som er tilstede hører det som blir sagt?

Her har toastmaster en viktig rolle. Ved store selskaper som et bryllup kan gjestene få vite hvem som skal være toastmaster og at de som ønsker holde tale bør kontakte vedkommende. Et innslag bør heller ikke være for langt. Det er mye lettere for toastmaster å presentere slike "regler" for gjestene, enn det hadde vært for vertskapet.  Det er helt greit at toastmaster informerer de som vil si noe om at det er en tidsbegrensning på ca 5 min. Det som ikke kan sies på den tiden må vente til en annen anledning. En toastmaster styrer også middagen slik at det blir ro til å spise maten mens den er varm eller før den smelter.

Høytaleranlegg er undervurdert og helt nødvendig i de aller fleste lokaler. Svært få har en slik stemme at den bærer godt i en hyggelig tale.

• Hva skal man spise?
• Hva skal man drikke til?
• Skal det være buffet eller skal gjestene bli servert?
• Skal drikke bli skjenket eller settes det flasker på bordet? Noen ganger er det naturlig at gjestene har med eget drikke. Da kan det være lurt å ha noen tomme flasker eller karafler til vin fra kartong. 

Maten må passe til anledningen, men alltid smake godt. Det som skal være varmt må være varmt. 

• Kan gjestene gå et annet sted/ta pause ut mens bordene ryddes mellom rettene og etter måltidet?
• Må noen av bordene fjernes for å gi plass til dans?

Så fort gjestene har forlatt bordet tar det egentlig ganske kort tid å rydde bordene. Hvis noen av bordene må fjernes må det planlegges før det legges på duk. Ikke flytt bord med duk, blomster og brennende lys på.

• Skal det være dans? Hvem/hva skal spille(s)?

I litt større selskaper er det vanligvis alltid lagt opp til dans etter måltidet. Hvis man bestiller et orkester må man ha tidfestet en avslutning på måltidet. Et estimat må inn i kjøreplanen som gjennomgås med kjøkken, serveringsfolk og toastmaster.

• Skal det være kaker eller nattmat?
• Skal det planlegges noen overraskende innslag?
• Skal det være en slags avslutning?

Våre gjester ble overrasket av et stort hjerte på tunet da de kom ut av låven for å spise grilla pølser til nattmat.

Stjerneskudd kunne vi også hatt og på vinteren - fyrverkeri.

     * Hvor lenge skal festen vare?

Noen brudepar velger å være de første som forlater festen, andre vil være med helt til siste slutt. I leide lokaler vil det være et absolutt avslutningstidspunkt. Hjemme er det mer fleskibelt, likevel kan det være lurt å ha tenkt gjennom dette på forhånd. Kanskje også antydet noe om det på invitasjonene.